Arrangörer berättar

Alla tillställningar är individuella och ska därför ha sina egna kanaler och planeras enligt sina specifika behov. Planeringen av en tillställning blir lättare om du har goda nätverk att tillgå och tar del av andras tips.
På denna webbsida kan du läsa om andra arrangörers erfarenheter av de olika planeringsskedena. Genom exemplen lär du dig hur det i praktiken går till när man genomför en tillställning och hur man löser olika situationer och tillgodoser olika behov.

Espoo Cinés utomhusföreställning

Espoo Cinés utomhusföreställning börjar genast när mörkret fallit en augustikväll. Bild: Jussi Helimäki

”Utomhusföreställningen under filmfestivalen Espoo Ciné är en viktig tradition som redan hunnit bli en del av festivalen. Vi vill ge de hundratals åskådarna en chans att under den stämningsfulla augustikvällen gratis njuta av klassiska filmer medan de har picknick. Evenemanget pågår bara några timmar men kräver mycken förberedelse.

Redan på våren bestäms vilken film som ska visas samt när och var.  Först tar vi reda på vem som har rättigheterna till filmen och sedan försäkrar vi oss om att en det finns en fungerande kopia av filmen att tillgå. Vädret för årstiden måste beaktas och likaså när solen går ned. Då vet vi när filmen kan börja. Även extern kompetens behövs. Vi tar reda på vad den flyttbara projektorn, ljudåtergivningen och filmduken kommer att kosta och vad det kommer att kosta att rigga upp alla konstruktioner och anlita den personal som ska sköta visningen.

Evenemanget kräver många tillstånd och behandlingstiderna för dessa varierar från en vecka till en månad. Licenserna för visning beviljas av den som i Finland äger filmens distributionsrättigheter. Eftersom många rättigheter innehas av internationella aktörer tar det tid att utreda saken. När det gäller områdesrättigheterna godkänns evenemangsplanen av de andra aktörerna som använder området (för solterrassens del till exempel kultur- och idrottstjänsterna) och därefter söks det egentliga tillståndet för områdesanvändningen av stadens tomtenhet (eller innehavaren av ett privat markområde).

Dessutom söks licens för visning från Nationella audiovisuella institutets enhet för mediefostran och bildprogram. Vi anmäler om tillställningen även till polisen. På samma gång gör vi också upp en säkerhetsplan och avgör hur många ordningsvakter som ska avlönas i relation till hur stor publik vi räknar med.

Utomhusföreställningen hör till festivalens officiella program och om evenemanget informeras i festivalens egna kanaler och via samarbetspartner. Dessutom informeras områdets invånare om evenemanget och om det eventuella bullret.

Under föreställningsdagen börjar vi i god tid rigga upp både filmduken och ljudåtergivningssystemet. Avlönade teknikexperter ser till att allt riggas upp på ett säkert sätt och även frivilligarbetare hjälper till. Under den egentliga föreställningen ska tillräckligt många ordningsvakter finnas på platsen. Även toaletterna ska kunna användas av publiken under hela föreställningen.

Omedelbart efter föreställningen börjar vi montera ned alla konstruktioner och städa upp området. Efter föreställningen meddelar vi Teosto hur många som fanns i publiken. När en film visats betalar vi Teosto-avgift till dem som gjort filmens musik.

För att evenemanget ska bli lyckat ska filmen vara väl vald, tekniken ska fungera, planen ska vara väl genomtänkt och detaljerad och ansvarspersonerna ska vara tillräckligt många. Det viktigaste är ju också den filmintresserade publiken, som skapar stämningen på platsen.”

Mia Vainikainen
Espoo Ciné
www.espoocine.fi

Day of Hiphop

Miro har sedan han var 15 år varje år ordnat egna hiphop-evenemang eller hjälpt till vid andra ungdomsevenemang.
Bilen är från Kannbrosalen 2015. Bild: Heidi-Hanna Karhu

”Day of Hiphop är ett öppet musikevenemang som riktas till unga och är gratis. Vi har genomfört det redan sex gånger runtom i Esbo. Idén till Day of Hiphop föddes när jag märkte att det inte ordnas tillräckligt många ungdomsevenemang i Esbo. Jag bestämde mig för att genomföra detta evenemang och bjöd in andra unga för att planera och komma med idéer. Evenemanget stöder de unga genom att ge dem en chans att själva få uppträda, se sina egna favoritartister och delta i temadagens arrangemang.

Evenemanget Day of Hiphop Vol 5 ordnades i gallerian Sello 15.11.2013 kl. 16–20.30. Planeringen inleddes ett halvt år tidigare.

Vi sökte projektunderstöd från stadens kulturnämnd och beviljades understödet. Gallerian Sello och Leppävaaran seurakunta hjälpte till att arrangera evenemanget.  Med understödet finansierade vi tekniken, maten backstage, marknadsföringen, artisternas gage och resekostnaderna.

Tillsammans med gallerian planerade vi mot vilket håll vi skulle uppträda och var scenen skulle byggas med beaktande av de olika butikerna i gallerian. Jag var ansvarsperson både i planeringen och arrangeringen. Jag rekryterade 15 unga talkoarbetare till att sköta olika uppgifter som lotteri, tävlingar, backstageuppgifter och att hjälpa artisterna att hitta rätt. Ljudåtergivningen sköttes av Vesatel Oy.

Jag gjorde en anmälan om evenemanget till polisen och meddelade räddningsplanen till Västra Nylands räddningsverk. Vi tog hänsyn till butikerna och restaurangerna genom att se till att ljudet inte var för högt och tog också pauser för att undvika en konstant hög ljudnivå.

Reklam gjordes på Facebook och även med ljudreklamer och affischer i gallerian Sello. Dessa planerades av mig och gjordes av min kompis. En månad före evenemanget hade vi några marknadsföringsjippon i gallerian och visade upp ett 12 meter x 2 meter stort lakan med evenemangets namn på. Lakanet målades med de ungas egna autografer och samtidigt berättade vi om evenemanget. Till slut hängdes lakanet upp i gallerians tak.

Evenemanget lockade 300 ungdomar till platsen. Ryktet spred sig också till andra grannorter och kompisgrupper från Vanda, Borgnäs och Nummela dök upp.

Evenemanget har ordnats sedan hösten 2011, då jag blev inspirerad till att starta dessa tillställningar. Första gången hade vi nästan ingen budget eftersom alla som uppträdde var unga artister som inledde sina karriärer och evenemangsplatsen var ungdomslokalen Sentteri i Södrik. Numera har vi utvecklat innehållet och de ledande artisterna hör nu till eliten i Finland. Också marknadsföringen och budgeten har blivit allt större sedan vi började och evenemanget har utvecklats till ett fungerande koncept. Om man jämför med de första åren har vi tagit många steg framåt och de unga Esboborna hör nu till vår ordinariepublik.”

Miro Kotonen
Day of Hiphop

www.facebook.com/MmiroOfficial

Hagalunds vinterfest

Hagalunds vinterfest och Vändagsskridskoåkningen 
ordnas utomhus ifebruari. Bild: Olli Häkämies

”I Hagalunds trivsamma promenadcentrum ordnas evenemang året runt. Ett av de populäraste är Hagalunds vinterfest i början av året. År 2016 ordnades evenemanget lördagen den 13 februari kl. 10–18. Det var på vändagen, vilket satte sin prägel på evenemanget eftersom tusentals personer deltog. Programmet riktades till barnfamiljer och där ingick bland annat cirkusskola, pyssel, hundspannskörning och matförsäljning.

Inom Tapiola Toimii ry ansvarar vi för att koordinera, ordna och marknadsföra tillställningen. Traditionellt ordnas Hagalunds vinterfest i samarbete med Lions Club i Esbo och företagen i Hagalunds område. Dessa inbjuds att delta med idéer redan när planeringen av evenemanget börjar. År 2016 var även Esbo kulturcentrum partner och ordnade en vänskapsskridskoåkning på konstisbanan i centralbassängen.

Planeringen av evenemanget inleds i oktober eller november. Tapiola Toimii ry ansvarar för grundfaciliteterna såsom tillstånd, el och lokaler. Vi sammanställer också en säkerhetsplan och anmäler om evenemanget till polisen. Vi beställer ordningsvakter, första hjälpen och tecknar en ansvarsförsäkring för arrangörer på Folksam Skadeförsäkring. Vi lånar tillbehör, bord och lokaler till aktörerna. Vi organiserar transport av snö till platsen så att kälkbacken kan byggas och för hundspannskörningen. Vi skaffar också bord för de olika stationerna och skyltar för området.

Vi erbjuder publiken ett intressant program som är gratis och som förutom kostnader också kräver tid, personal och samarbete med staden. Representanterna för Lions ansvarar för Lions’ egna program och för bemanning. Deras intäkter går till välgörenhet såsom Karjalan Apu, Mannerheims Barnskyddsförbund och SOS-Barnbyar. Företagen deltog 2016 med egna vändagserbjudanden. Dessutom ordnades olika presentationer i butikerna, öppet hus-evenemang och smakprov.

Evenemanget marknadsförs aktivt på flera sätt. År 2016 bokade vi Abribus-platser i området. Vi lät också göra affischer i storlek A3 och 70x100 som delades ut i butiker och på daghem. Vi beställde 3000 st fyrsidiga flyers i storlek A5 som delades ut i centrumområdet. På dessa fanns programmet och butikernas evenemangserbjudanden. Dessa delades ut i Hagalunds centrum under två veckoslut. Vi gjorde infoblad för de olika stationerna och programaffischer för A-stånden.

Vi hade också en halvsidesreklam på tidningen Länsiväyläs första sida. Vi sände pressmeddelanden till olika media och uppdaterade händelsekalendern på webbsidan. På Tapiola Toimii ry:s egen webbsida gjorde vi en underavdelning för evenemanget där vi informerade om programmet och butikernas erbjudanden. När vi ordnar evenemang använder vi flitigt Facebook, Instagram och Twitter. Vi marknadsför också genom betalda reklamer i Facebook och genom evenemangspostningar.

Varje år utvecklar vi evenemanget vidare utifrån senaste års upplevelser och respons. Med hjälp av sociala medier får vi spontan respons också direkt från besökarna.  Responsen har nästan utan undantag varit positiv, vilket visar att ett evenemang som detta behövs och upplevs vara viktigt för hela samhället. "

Krista Östman
Tapiola Toimii ry

www.tapiolankeskus.fi

Den levande julkalendern i Köklax


”Köklax är en liten idyllisk by och västra Esbos äldsta bostadsområde. Den lokala stadsdelsföreningen Köklaxgillet fick i mars 2015 idén till en serie evenemang i området. Den levande julkalendern skulle bestå av evenemang som olika lokala aktörer ordnar under perioden 1–24 december. Köklaxgillets styrelse beslutade att evenemanget ska koordineras av gillet och att jag ska vara kontaktperson mellan gillet och aktörerna.

Med denna evenemangsserie ville vi förverkliga Köklaxgillets mål, dvs. att samarbeta med aktörerna i området och på så sätt förena dem. Vi började med att kartlägga vilka aktörer som fungerar i området, till exempel föreningar, skolor, biblioteket, ungdomslokalen, stadsträdgården och församlingen.

I maj ordnade vi det första gemensamma idémötet, men nästan ingen dök upp. Vi insåg att detta gällde något nytt och då är e-postkontakt inte det bästa alternativet, utan ett mera personligt sätt att ta kontakt är att föredra eftersom det sänker tröskeln. Efter semestrarna ringde vi därför upp aktörerna och berättade om idén, som då fick ett mycket positivare mottagande.

Vi började fundera över vad evenemangsserien kunde innehålla och bekantade oss med liknande evenemang som genomförts på andra håll. Vi insåg snart att det trevligaste vore om aktörerna själva fick komma med idéer och själva skapa sin evenemangsdag.

Eftersom varje arrangör hade en egen önskan om vilken dag och vilken tid evenemanget ska gå av stapeln, var följande utmaning att schemalägga evenemangen så att tiderna passade så många som möjligt. Allas önskningar beaktades och de dagar som blev tomma fyllde vi med föreningens eget program.

Varje aktör marknadsförde kalendern på den egna webbplatsen och i sociala medier. Vi meddelade om evenemangen också på webben i olika ”på gång-annonser”. Vår största kostnad var när vi i november sände programbladet vi gjort till varje hushåll i Storköklaxområdet 3323. På grund av postens strejk var vi oroliga över att programmet kanske inte skulle hinna fram i tid till hemmen, men lyckligtvis var vår oro obefogad.

Esbo kulturnämnd beviljade oss projektunderstöd för programbladet. Inga andra kostnader uppstod för Köklaxgillet, eftersom aktörerna ordnade sina egna evenemang i egna lokaler och med eget material och egen bemanning.

När sedan december äntligen nalkades var vi verkligen fulla av iver över det fina program som varje aktör hade arrangerat för invånarna. I kalendern ingick bland annat ljusprocession, tomtedisco, origami, djur, glögg och pepparkakor samt naturligtvis gemensamma stunder.

Efter evenemanget hade vi en responsdiskussion och med stöd av denna började vi planera nästa års Julkalender.”

Hanne Österberg
Köklaxgillet rf

www.kauklahtiseura.fi

Karabackadagen

Karabackadagen firas
i augusti och varje år deltar nästan 500 Karabackabor.

”Karabackadagen är ett familjeevenemang som riktas till invånarna i området och firas på torget i Karabacka på Esbodagen i augusti. Huvudarrangörer är Karahuset och Karabacka-Sällskapet. Dessutom har lokala organisationer och aktörer varit med och ordnat evenemanget, till exempel scouter, idrottsföreningar och andra föreningar.

Planeringen av Karabackadagen inleds åtta månader tidigare. Evenemanget genomförs som talkoarbete och kostnaderna delas mellan huvudarrangörerna. I evenemanget ingår fyra timmar av musik, dans, cirkusnummer, verkstäder, lopptorg, försäljning av mat och hantverk, små tävlingar och även ett pris till årets Karabackabo.

Marknadsföringen görs som ett samarbete under hela sommaren. Informationen läggs på aktörernas webbplatser och på olika gratis på gång-annonser. Under evenemangets gång sprids information via Facebook och Instagram. Ibland annonserar vi också i tidningen Länsiväylä. Dagen före festdagen placerar vi längs gatorna laminerade skyltar som vi tillverkat och fått tillstånd att sätta upp. På skyltarna önskar vi besökarna välkomna.

Före Karabackadagen anmäler vi evenemanget till polisen och bifogar en ansökan om användningstillstånd för torget, en anmälan om buller, ett intyg över att den uppbyggda scenen är säker, en räddnings- och säkerhetsplan (risker och förebyggande av risker) samt en karta över torget. Vi rådgör med Esbo miljöcentrals miljöinspektor om behovet av bulleranmälan. Eftersom det handlar om en familjetillställning mitt på dagen har vi inte tidigare behövt bulleranmälan. Vi meddelar ju på anmälningstavlor invånarna i de närliggande höghusen. Vi tar reda på av polisen hur många ordningsvakter som behövs, så att vi inte beställer för få. Evenemanget kräver inga trafikomställningar eller behov av att stänga av gator, sätta upp tillfälliga trafikmärken eller organisera parkering. Parkeringsplatserna kring torget och runtom har visat sig räcka till.

I fall av regn ser vi till att vi kan skydda den elektroniska apparaturen. Vi täcker elkablarna med mässmattor och rännor för att ingen ska snava på dem. Vi ser till att tältets tak har tillräckligt många vikter med tanke på vinden och att tyget är brandsäkert. På torget har vi släckningsredskap och förstahjälputrustning. Dessutom brukar Finlands Röda Kors medverka för att presentera sin verksamhet, så personer som kan ge första hjälpen är alltså närvarande under evenemanget. I verkstäderna görs allt på ett säkert sätt och skyddshandskar används vid behov.

Vi sänder offerter och hyr sedan en scen som riggas upp på torget, ljudåtergivningsanläggningar, bord och bänkar som passar för utomhusbruk, bajamajatoaletter enligt den uppskattade mängden besökare samt en bajamajatoalett för rörelsehämmade. Om elanvändningen avtalar vi med det lokala serviceföretaget Karakallion Huolto Oy. Vi har tillräckligt många sopsäckar och varje aktör ser till att det egna tältet hålls snyggt. Efter evenemanget ansvarar aktörerna för att torget är snyggt och prydligt.

År 2015 var Karabackadagen till all lycka varm och solig och ungefär 400 besökare samlades på torget.

Marianne Marttila
Karahuset

www.karatalo.fi