Ison Omenan palvelutori: Tapahtuma- ja kokousjärjestäjän tietopaketti

Yleiset ohjeet kaikkia tiloja koskien

Ison Omenan palvelutorilla on ainutlaatuiset tilat yleisölle avoimien tapahtumien järjestämiselle. Palvelutori tarjoaa käyttöön viisi kokoustilaa ja kirjaston Stage-esiintymislavan. Lisäksi järjestöjen on mahdollista esitellä toimintaansa aulatilassa etukäteen sovittuna aikana.

Palvelutorilla tarjotaan julkisia peruspalveluja, jotka eivät saa häiriintyä tapahtumista. Jos varaat tapahtumallesi tilan Palvelutorilta, sitoudut noudattamaan ohjeita, joten tutustuthan niihin huolella.

Palvelutori on julkinen tila, jossa vaalikampanjointi sekä kaupallinen toiminta on kiellettyä. Järjestöjen varainkeruusta on aina sovittava etukäteen.

Ennen tapahtumaa

Tilojen varaaminen

Varaa kokoustilat Varaamo-palvelussa.

Sovi aulatilojen käytöstä Palvelutorin hallinnon kanssa sähköpostitse: isoomena.palvelutori@espoo.fi.

Varaa Stage sähköpostitse osoitteesta: kirjasto.omena@espoo.fi

  • Kun varaat Stagen, kerro tapahtuman nimi, ajankohta, esiintyjät, tekniikkatoiveet ja yhteyshenkilön tai -henkilöiden tiedot. Tarkempi Stagen infopaketti.

Tilojen käyttö

Sovi aulatilan ja Stagen käytöstä aina erikseen (ks. yllä yhteystahot). Jos olet tulossa aulatilaan, sovi etukäteen, minne esittelypöydät sijoitetaan. 

Kokoushuoneet eivät ole äänieristettyjä, joten huomioithan tämän tilojen

käytössä. Stagen tapahtumista saattaa kuulua ääniä kokoushuoneisiin.

Tarjoilut

Palvelutori ei voi tarjota keittiötiloja eikä astioita tapahtumajärjestäjille. Voit tuoda tarjoilut mukanasi tai tilata ne esimerkiksi jostakin kauppakeskuksen kahvilasta.

Turvallisuus

Palvelutorilta löytyy oma järjestyksenvalvonta, jonka puoleen voit kääntyä akuuteissa turvallisuusasioissa.

Purku ja pystytys

Huomioithan, että tilaisuuden pystytys- ja purkutyöt täytyy tehdä saman päivän aikana. Tutustuthan Palvelutorin aukioloaikoihin.

Palvelutorilla ei voi varastoida tavaraa.

Tilaisuuden järjestäjänä vastaat siitä, että tilat jätetään siihen kuntoon, jossa ne olivat paikalle tullessa. Palvelutorilla on vain viisi (5) pöytää tapahtumakäyttöön, joten tuo omat pöydät mukanasi, jos vain mahdollista. Jos toivot käyttöösi Palvelutorin pöytiä, ilmoitathan tästä varausta tehdessäsi.

Näin löydät perille

Palvelutori sijaitsee Ison Omenan kauppakeskuksen laajennusosan kolmannessa kerroksessa. Pääset Isoon Omenaan bussilla ja metrolla, bussi- ja metroterminaali sijaitsee suoraan Palvelutorin alapuolella.

Kauppakeskuksessa on laajat pysäköintihallit. Jos tulet meille omalla autollasi, aja P1A-pysäköintihalliin Suomenlahdentien rampista. Pääset pysäköintihallista hissillä suoraan Palvelutorille. Voit pysäköidä hallissa maksutta 2 tuntia (kauppakeskuksen mobiilisovelluksella 4 tuntia).

Palvelutorilla ei ole ilmaisia pysäköintipaikkoja tapahtumanjärjestäjille.

Tutustu palvelutorin esteettömyystietoihin

Peruutukset ja muutokset

Palvelutorin tilat ovat erittäin kysyttyjä, joten ilmoita mahdollisista peruutuksista tai muutoksista ensi tilassa.

Kokoustilan varaaja voi perua varauksensa itse Varaamossa. Aulatilojen peruutukset ja varausten muutokset lähetetään sähköpostitse osoitteeseen: isoomena.palvelutori@espoo.fi. Stagen muutokset ilmoitetaan osoitteeseen: kirjasto.omena@espoo.fi.

Tiedotus ja markkinointi

Kun olet varannut tilan, muista myös markkinoida tapahtumaasi, jos se on kaikille avoin. Hyviä viestintäkanavia espoolaisten tavoittamiseen ovat mm. Espoo.fi-nettisivujen tapahtumakalenteri, jonne kuka vain voi syöttää tapahtumailmoituksen, sekä Facebook.

Voimme lisätä tapahtumailmoituksesi Palvelutorin sähköisille infonäytöille. Tätä varten tarvitsemme lyhyen kuvauksen tapahtumasta kuvan tai logon kera tallennettuna kuvamuotoon (jpg, png), koko: 1920 x 1080 pikseliä. Kuvat voi lähettää osoitteeseen: isoomena.palvelutori@espoo.fi.

Voimme jakaa tietoa asiakkaiden tapahtumista Espoon palvelutorien sekä Ison Omenan kirjaston sosiaalisen median kanavissa, kunhan toimitat meille tapahtumastasi lyhyen kuvauksen ja mielellään myös kuvituskuvan. Voit myös kutsua Facebook-tapahtumaasi rinnakkaisjärjestäjäksi Ison Omenan kirjaston ja Espoon palvelutorit, jolloin tapahtumasi näkyy myös kyseisillä Facebook-sivuillamme.

Alla ohjeet, joita noudattamalla saat tapahtumillesi näkyvyyttä Espoon palvelutorien viestintäkanavissa: 

Voit halutessasi toimittaa meille myös tapahtumajulisteen, jota jaamme kanavissamme.

Voit mainostaa tapahtumaasi asiakaskuulutuksin Palvelutorilla. Näistä sovitaan aina tapauskohtaisesti.

Ison Omenan kirjasto voi lisäksi mainostaa tapahtumaa omilla nettisivuillaan.

Mainonta muualla Ison Omenan kauppakeskuksessa on maksullista. Kauppakeskuksen promootio- ja mainospaikkoihin voit tutustua suoraan Citycon Median nettisivuilla.

Menokoneet ja muu vastaava tiedotus sinun täytyy hoitaa itse.

Tapahtumapäivänä

Tilaisuuden järjestäjänä vastaat kaikista tilaisuuden järjestelyistä itsenäisesti. Sujuvien tilaisuuksien varmistamiseksi on siis ensisijaisen tärkeää, että toimit sovittujen ohjeiden ja sääntöjen mukaisesti.

Tilojen avaimet

Jos käytössäsi on kokoustiloja, nouda avaimet infopisteestä ja palauta ne sinne varauksesi päättyessä.

Opastuskyltit

Sovi opasteista ja kylteistä aina etukäteen henkilökunnan kanssa. Palvelutorin seiniin ei saa kiinnittää opasteita.

Wc-tilat

Palvelutorin tapahtumanjärjestäjien käytössä ovat Palvelutorin yleiset wc:t. Suurimmat wc-tilat löytyvät kauppakeskuksen puolelta HUS:n vierestä, kahvilaa vastapäätä.

Kuvaaminen

Tapahtuman kuvaaminen on sallittua julkisen tilan asettamien sääntöjen mukaisesti. Asiointipisteen, Kelan, mielenterveys- ja päihdeklinikan, neuvolan, terveysaseman ja HUS-laboratorion sekä HUS-kuvantamisen tiloissa kuvaaminen on rajoitettu asiakkaiden yksityisyydensuojan takia. Ilman etukäteen pyydettyä erillistä lupaa kuvaaminen näissä tiloissa on kielletty. Lisäksi jokaiselta kuvissa esiintyvältä henkilöltä on oltava

kuvaamiseen ja kuvien julkaisuun henkilökohtainen suostumus. Lasten kohdalla huoltajan suostumus kuvaamiseen vaaditaan aina, kaikissa tiloissamme.

Jos kutsut tapahtumaasi mediaa, ilmoitathan siitä Palvelutorin henkilökunnalle etukäteen. Näin pystymme parhaiten auttamaan toimittajia työssään ja samalla varmistamaan, että asiakkaidemme yksityisyydensuoja ei vaarannu.

Vahingonkorvausvastuu

Asiakas on vastuussa vahingosta tai likaantumisesta, jonka hän aiheuttaa tilalle tai varusteille. Palvelutorilla on oikeus laskuttaa koituneet vahingot tai ylimääräinen siivous asiakkaalta.

Asiakkaiden huomiointi

Palvelutori on julkista asiointitilaa, jossa tilaisuudet saavat hyvin näkyvyyttä. Muistathan kuitenkin huomioida muut asiakkaat siten, että takaat heille esteettömän pääsyn peruspalveluiden äärelle.

Jos mielessäsi on kysyttävää, autamme mielellämme.

Tervetuloa Palvelutorille!