Principerna för tillfälligt bruk

  • Dela på Facebook
  • Dela på Twitter

När Villa Elfvik inte används för Naturens hus egna ändamål kan tillfällig rätt att använda huset beviljas. Det görs alltid upp ett skriftligt tillstånd gällande tillfällig användning.

Om det evenemang som ordnas är ett miljöupplysningsevenemang som är öppet för alla, debiteras ingen hyra. Då tas endast eventuella kostnader för att öppna och stänga dörren ut. Evenemang som Esbo stads arbetsenheter ordnar är avgiftsfria.

Husets nyckel kan överlåtas till Esbo stads anställda eller förtroendevalda (stadsstyrelsen, fullmäktige, nämnder och direktioner) för evenemang utanför öppettiderna när evenemangen gäller arbete eller förtroendeuppdrag eller för en egen privat tillställning. Om missbruk uppdagas överlåts nyckeln inte fler gånger till användaren i fråga.

Bokning

Huset bokas preliminärt per telefon eller e-post. Tillstånd att använda husets nedre våning för fester och möten görs upp skriftligen. När användaren har undertecknat och skickat tillbaka användningstillståndet är bokningen bindande. Bokningsbekräftelsen för mötesrummet Uuttu skickas till användaren för godkännande per e-post.

Ersättning

Användaren betalar Esbo stad en avgift som miljönämnden fastställt. Avgiften faktureras användaren efter evenemanget. Betalningsvillkor är 14 dagar netto. Dröjsmålsräntan är den som gäller vid tidpunkten i fråga. Dessutom debiteras eventuella kostnader som väktarföretaget debiterar för att öppna och stänga huset.

Vid behov kan en förskottsavgift på 50 % av användningsavgiften debiteras. Detta beaktas vid den slutgiltiga debiteringen. Villa Elfvik tar inte ut någon avgift för tiden för förberedelse före och städning efter evenemanget.          

Lokaler som får användas

Husets nedre våning med kök får användas. Utställningsrummen är öppna vid behov. I utställningsrummen är det inte tillåtet att äta. Nedre våningens infodisk, biblioteket och övre våningen får inte användas. Glasverandan intill salen är reserverad för vandringsutställningar. Om det finns en utställning där får den inte flyttas. På särskild begäran är det möjligt att använda en videokanon, en högtalare och en info-tv.

Städning

Lokalerna överlåts i befintligt skick till utomstående. Användaren ansvarar för att lokalerna sätts i skick före evenemanget och städas efter användningen. Se anvisningarna i bilaga 2. Det är möjligt att beställa en efterstädning mot ersättning via Naturen hus.

Användaren ansvarar för städningen så att bl.a. de möbler, golv och arbetsbord som använts rengörs (sopas, fläckar tas bort). Soporna sorteras och lämnas i sopskjulet. Möblerna och kärlen som använts ställs tillbaka på deras ursprungliga platser. Användaren förbinder sig att se till att lokalerna är städade före klockan 7.00 morgonen efter evenemanget. Även gårdsplanen ska lämnas ren. Om användaren inte har städat efter sig, debiteras användaren kostnaderna för städningen.

Avbokning

Om en bekräftad bokning avbokas 7–0 dagar före evenemanget debiteras användaren 50 procent av användningsavgiften.

Användarens ansvar

Användaren ska utse en myndig person till ansvarig person för arrangemangen. Den ansvariga personen ska vara närvarande under hela evenemanget.

Användaren är skyldig att skydda lokalerna och inredningen som användningsrätten gäller. Användaren ansvarar för all skada som förorsakats fast eller lös egendom i Villa Elfvik. Användaren ansvarar själv för den apparatur och annan egendom som användaren har med sig till Villa Elfvik.

Användarens ansvariga person ska se till att lokalerna används endast under den överenskomna tiden och att inga obehöriga personer är närvarande. Evenemanget får inte orsaka buller eller andra olägenheter. Det får inte höras starka ljud utanför huset efter kl. 23. Den ansvariga personen ska se till att någon är på plats tills väktaren stänger huset. Användaren förbinder sig att följa de anvisningar Villa Elfviks personal ger för användningen av husets lokaler, möbler och apparatur. Varken evenemanget eller förberedelserna får störa den ordinarie verksamheten i huset.

Brand- och personsäkerhet

Det är förbjudet att röka inomhus. På grund av brandfaran är det också förbjudet att elda i kakelugnarna och att bränna levande ljus inomhus. Marschaller får tändas på eldfast underlag på de platser på gårdsplanen som personalen anvisar. Det är förbjudet att använda rökmaskiner. Kostnaderna för eventuella onödiga brandalarm betalas av användaren, om larmet beror på användaren, t.ex. rökning eller brinnande ljus. Defibrillatorn hittas i kökets serveringsrum på väggen brevid caféts dörr.

Servering

I Naturens hus kan användaren anlita ett cateringföretag efter eget önskemål. Företagets kontaktuppgifter ska meddelas Naturens hus före festen, tfn 043 826 9208 eller villaelfvik@esbo.fi. Köket i Naturens hus är endast ett serveringskök och kan inte användas för matlagning. När kaféet är öppet ska serveringen skötas av kaféet. Det är förbjudet att använda engångskärl i Naturens hus.

Förberedelser för evenemanget

För tiden för förberedelserna debiteras ingen ersättning. På vardagarna kan man börja förberedelserna efter att huset stängt. De dagar då kaféet är öppet kan man börja förberedelserna ungefär en timme efter att huset stängt. Förberedelserna får inte störa den ordinarie verksamheten i huset. Tillfälliga konstruktioner får ställas upp endast med personalens tillstånd. Skyltar och affischer får sättas upp endast på reserverade platser.

Överföring och ändring av avtalet

Användaren har inte rätt att överföra användningstillståndet eller upplåta lokalerna till tredje part utan tillstånd av chefen för Naturens hus. Ändringar som gäller användningstillståndet ska göras skriftligen.