Servicetorget i Iso Omena: Informationspaket för dig som ordnar ett evenemang eller ett möte

Allmänna anvisningar som gäller alla lokaler

Servicetorget i Iso Omena har unika lokaler där du kan ordna evenemang som är öppna för allmänheten. Det finns fem mötesrum och biblioteket har en scen som går under namnet Stage. Dessutom kan olika organisationer förevisa sin verksamhet i entréhallen under i förväg överenskomna tidpunkter.

Servicetorget ger offentlig basservice som inte får störas av evenemang. Om du reserverar en lokal på servicetorget för ditt evenemang, förbinder du dig att följa anvisningarna, så kom ihåg att läsa dem noggrant.

Servicetorget är en allmän plats där det är förbjudet att bedriva valkampanjer samt kommersiell verksamhet. Om din organisation vill ordna en penninginsamling på servicetorget, måste ni i förväg komma överens om detta.

Före evenemanget

Boka lokaler

Boka lokaler på Varaamo.

Kom överens om att använda entréhallen med servicetorgets förvaltning per e-post: isoomena.palvelutori@espoo.fi.

Boka Stage per e-post: kirjasto.omena@espoo.fi

  • När du bokar Stage, kom ihåg att uppge evenemangets namn, tidpunkt, vem som uppträder, önskemål om teknik och namn på en eller flera kontaktpersoner. Läs mera om Stage (på finska).

Användningen av lokalerna

Kom alltid separat överens om att använda entréhallen eller Stage (se kontaktuppgifter ovan). Om du vill ordna ett evenemang i entréhallen, kom i förväg överens om var du ska ställa dina bord. 

Observera att mötesrummen inte är ljudisolerade. Evenemang på Stage kan orsaka ljud som hörs i mötesrummen.

Servering

Servicetorget har inte kök eller kärl som kan användas av evenemangsarrangörer. Du kan ta med dig något att servera eller till exempel beställa mat från något av kaféerna i köpcentret.

Säkerhet

Servicetorget har en egen ordningsvakt som du kan be om hjälp i akuta säkerhetsfrågor.

Upp- och nedmontering

Observera att upp- och nedmontering av allt som evenemanget behöver måste göras under en och samma dag.

Information om servicetorgets öppettider.

Det är inte möjligt att lagra något på servicetorget.

I egenskap av arrangör har du ansvar för att lokalerna lämnas i ett sådant skick som de var när du anlände. Servicetorget har endast fem (5) bord för evenemangsbruk, så ta med dig egna bord om det är möjligt. Om du vill använda servicetorgets bord, kom ihåg att berätta om detta när du bokar en lokal.

Så hittar du oss

Servicetorget ligger i tredje våningen i den nya delen av köpcentret Iso Omena. Du kan komma till Iso Omena med buss eller metro. Terminalen ligger direkt under servicetorget.

Köpcentret har dessutom stora parkeringshallar. Om du tar egen bil till Iso Omena, kör då in i parkeringshallen P1A via rampen på Finnovägen. Ta sedan hissen från parkeringshallen direkt upp till servicetorget.

Du kan parkera gratis i hallen i två timmar (eller i fyra timmar om du använder köpcentrets mobilapp).

Servicetorget har inga gratis bilplatser för evenemangsarrangörer.

Information om tillgängligheten på servicetorget.

Avbokning och ombokning

Servicetorgets lokaler är mycket populära, så kom ihåg att anmäla eventuella avbokningar eller förändringar så snart som möjligt.

Den som bokat möteslokalen kan själv avboka den via Varaamo. Avbokningar och ändringar i bokningarna av entréhallen skickas per e-post till adressen isoomena.palvelutori@espoo.fi. Anmäl ändringar för Stage per e-post till kirjasto.omena@espoo.fi.

Information och marknadsföring

När du har bokat en lokal, kom ihåg att marknadsföra ditt evenemang om det är öppet för allmänheten. Bra kanaler för dig som vill nå ut till Esboborna är bland annat evenemangskalendern på Esbo stads webbplats, dit vem som helst kan anmäla ett evenemang, samt Facebook.

Vi kan lägga in din annons på servicetorgets e-infoskyltar. För detta behöver vi en kort beskrivning av evenemanget samt en bild eller en logotyp, i bildformat (jpg, png), storlek: 1920 x 1080 pixlar. Bilderna kan skickas till adressen isoomena.palvelutori@espoo.fi.

Vi kan dela information om våra kunders evenemang i servicetorgens samt biblioteket i Iso Omenas kanaler i sociala medier, om du lämnar in en kort beskrivning på evenemanget och gärna en bild. Du kan också bjuda in biblioteket i Iso Omena och servicetorgen i Esbo som medvärdar till ditt Facebook-event, vilket innebär att ditt evenemang också syns på deras Facebook-sidor.

Nedan finns anvisningar (på finska) som hjälper dig att få synlighet för ditt evenemang också i servicetorgets informationskanaler:

Om du vill kan du lämna in en evenemangsaffisch som vi kan dela i våra kanaler.

Du kan marknadsföra ditt evenemang genom högtalarmeddelanden på servicetorget. Om detta kommer vi alltid överens separat från fall till fall.

Dessutom kan biblioteket i Iso Omena marknadsföra evenemanget på sin webbplats.

Marknadsföring och reklam på andra håll i köpcentret är avgiftsbelagt. Läs mera om promotioner och reklam i köpcentret på Citycon Medias webbplats.

Reklam på andra ställen måste du sköta själv.

På evenemangsdagen

I egenskap av evenemangsarrangör har du själv ansvar för alla arrangemang. Det är ytterst viktigt att du handlar enligt de överenskomna anvisningarna och reglerna. På så sätt kan du säkerställa en smidig tillställning.

Nycklar

Om du ska utnyttja möteslokalerna, hämta nycklarna från informationsdisken och returnera dem efter att din bokning är över.

Skyltning

Avtala alltid om skyltning med personalen i förväg. Det är inte tillåtet att fästa skyltning på servicetorgets väggar.

Toaletter

Evenemangsarrangörerna får använda servicetorgets allmänna toaletter. De största toalettkomplexen finns på köpcentrets sida, intill HUS lokaler, mittemot ett kafé.

Fotografering

Det är tillåtet att fotografera evenemanget enligt de regler som gäller fotografering i offentliga lokaler. Det är inte tillåtet att fotografera utan ett separat förhandstillstånd i följande lokaler: servicepunkten, FPA, kliniken för mental- och missbruksvård, mödra- och barnrådgivningen, hälsostationen och HUS laboratorium och HUS bilddiagnostik. Dessutom måste varje person som syns i bilderna personligen ge sitt tillstånd att bli fotograferad och tillstånd till publicering av bilderna.

Vill du fotografera barn måste du alltid ha tillstånd av deras föräldrar, i alla våra lokaler.

Om du bjuder in medier till ditt evenemang, kom ihåg att berätta om det för personalen på servicetorget i förväg. På så sätt kan vi på bästa möjliga sätt hjälpa redaktörerna i deras arbete och samtidigt säkerställa att kundernas integritetsskydd inte äventyras.

Ersättningsskyldighet

Kunderna har själva ansvar för skador eller nedsmutsning som de orsakar i lokalerna eller för apparaturen. Servicetorget har rätt att ta ut en ersättning för skadorna eller extra städning av kunderna.

Ta hänsyn till andra kunder

Servicetorget är en allmän plats och olika evenemang får mycket synlighet där. Kom ändå ihåg att ta hänsyn till de övriga kunderna och se till att de har fri tillgång till de olika tjänsterna på servicetorget.

Om du har frågor hjälper vi dig gärna.

Servicetorget: isoomena.palvelutori@espoo.fi

Biblioteket: kirjasto.omena@espoo.fi (boka Stage)

Välkommen till servicetorget!